Agencja celna to prywatna firma, która w imieniu przedsiębiorcy załatwia formalności przed organami celno-skarbowymi - przygotowuje zgłoszenie celne, oblicza należności i reprezentuje klienta przy imporcie, eksporcie oraz tranzycie towarów poza obszar celny Unii Europejskiej. Nie jest urzędem: działa na zlecenie i odpowiada wobec klienta na zasadach handlowych.
Firmy transportowe i importerzy korzystają z agencji z prostego powodu - taryfikacja towarowa, procedury uproszczone i zmieniające się przepisy wymagają stałej praktyki. Błąd w kodzie CN albo brak jednego dokumentu potrafi zatrzymać naczepę na przejściu granicznym na kilkanaście godzin, a koszt takiego postoju bywa wyższy niż roczna obsługa agencji.
Co robi agencja celna - zakres usług
Zakres zlecenia bywa różny, ale trzon usługi jest powtarzalny. Poniższa lista pokazuje, za co odpowiada agent celny w typowej odprawie towarowej.
- Klasyfikacja taryfowa - przypisanie towaru do kodu CN i ustalenie stawki cła oraz ewentualnych ograniczeń pozataryfowych.
- Zgłoszenie celne - przygotowanie i wysyłka deklaracji do systemu celnego (import, eksport, tranzyt) oraz obsługa komunikatów zwrotnych.
- Obliczenie należności - wyliczenie cła, VAT i akcyzy, a przy procedurze uproszczonej także rozliczenie VAT bezpośrednio w deklaracji podatkowej.
- Zabezpieczenie celne - udostępnienie własnej gwarancji na potrzeby tranzytu albo odprawy warunkowej, jeśli firma nie ma własnego zabezpieczenia.
- Przedstawicielstwo - reprezentowanie zgłaszającego przed urzędem, w tym obecność przy rewizji towaru i wyjaśnianie rozbieżności.
- Archiwizacja - przechowywanie dokumentacji celnej przez okres wymagany przepisami i udostępnianie jej na potrzeby kontroli.
Kiedy potrzebna jest odprawa celna
Odprawa dotyczy wyłącznie obrotu z krajami spoza unijnego obszaru celnego. Przewóz z Polski do Niemiec czy Hiszpanii jej nie wymaga; przewóz do Wielkiej Brytanii, Norwegii, Szwajcarii, Turcji, Ukrainy czy Serbii - tak. Odprawy wymaga też towar wracający z naprawy, sprzęt wywożony na targi oraz przesyłki kurierskie powyżej progów wartościowych.
Dla dyspozytora ma to konkretne przełożenie na planowanie: kurs z odprawą trzeba liczyć z zapasem czasowym na formalności graniczne, a dokumenty muszą dotrzeć do agencji, zanim pojazd ruszy pod granicę. To jeden z częstszych powodów, dla których deklarowany czas dostawy rozjeżdża się z rzeczywistym.
Dokumenty w odprawie celnej
Poniższa tabela zestawia dokumenty i identyfikatory, które pojawiają się w obsłudze celnej najczęściej - wraz z rolą, jaką pełnią, i stroną, która je dostarcza.
| Dokument / identyfikator | Do czego służy | Kto dostarcza |
|---|---|---|
| EORI | Numer identyfikacyjny przedsiębiorcy w obrocie celnym w całej Unii; bez niego nie da się złożyć zgłoszenia. | Nadawany na wniosek przedsiębiorcy |
| SAD | Jednolity dokument administracyjny - papierowy wzorzec zgłoszenia celnego, dziś zastąpiony komunikatami elektronicznymi. | Agencja celna |
| Faktura handlowa | Podstawa ustalenia wartości celnej towaru i wyliczenia należności. | Nadawca / sprzedający |
| Packing list | Specyfikacja załadunkowa - liczba opakowań, wagi i zawartość poszczególnych partii. | Nadawca |
| CMR | Międzynarodowy list przewozowy potwierdzający zawarcie umowy przewozu i przebieg dostawy. | Nadawca / przewoźnik |
| T1 / T2 | Dokumenty tranzytowe - T1 dla towaru nieunijnego, T2 dla unijnego przemieszczanego przez kraj trzeci. | Agencja celna |
| EAD | Wywozowy dokument towarzyszący, który jedzie z ładunkiem przy eksporcie. | Agencja celna |
| Świadectwo pochodzenia | Potwierdza kraj pochodzenia towaru i pozwala skorzystać z preferencji taryfowych. | Nadawca / izba gospodarcza |
| AEO | Status upoważnionego przedsiębiorcy - skutkuje mniejszą liczbą kontroli i szybszą odprawą. | Przyznaje administracja celna |
Ile kosztuje obsługa agencji celnej
Agencje rozliczają się zwykle od zgłoszenia, z osobną stawką za każdą dodatkową pozycję taryfową, a do tego dochodzą opłaty za korzystanie z gwarancji, za odprawę poza godzinami pracy urzędu i za obecność przy rewizji. Przy stałej współpracy stawki są niższe niż przy zleceniach jednorazowych, dlatego firmy z powtarzalnym kierunkiem przewozów podpisują umowy ramowe.
Na koszt całkowity mocniej niż sama stawka wpływa liczba poprawek. Każde zgłoszenie odesłane do korekty to kolejna tura wymiany plików i telefonów, a czasem postój pojazdu. Firmy, które przekazują agencji komplet danych prosto z systemu transportowego, mają ten koszt zauważalnie niższy - i to jest miejsce, w którym oprogramowanie zaczyna mieć znaczenie.
Jak wybrać agencję celną
Warto sprawdzić trzy rzeczy. Po pierwsze zasięg - czy agencja obsługuje przejścia graniczne i urzędy na Państwa kierunkach, także w kraju docelowym. Po drugie procedury uproszczone i status AEO, bo przekładają się wprost na czas odprawy. Po trzecie sposób wymiany danych: czy agencja przyjmuje pliki XML lub komunikaty EDI i czy udostępnia API do sprawdzania statusu zgłoszenia, czy pracuje wyłącznie na załącznikach do wiadomości e-mail.
Oprogramowanie do zarządzania odprawami celnymi
Oprogramowanie do odpraw celnych po stronie firmy transportowej nie zastępuje agencji - odpowiada za to, żeby agencja dostała komplet poprawnych danych bez przepisywania ich z arkusza. W praktyce chodzi o trzy rzeczy: jedno źródło danych o ładunku i kontrahentach, automatyczne przekazanie kompletu dokumentów oraz widoczny w systemie status zgłoszenia.
W platformie Linkway odpowiadają za to dwa moduły. linkway.TMS prowadzi zlecenie i generuje z niego komplet dokumentów przewozowych - CMR, fakturę i specyfikację załadunkową - korzystając z danych wprowadzonych raz, przy przyjęciu zlecenia. linkway.BRIDGE przekazuje ten komplet do oprogramowania agencji celnej przez API albo uzgodniony format pliku (XML, EDIFACT, JSON) i odbiera informację zwrotną o zwolnieniu towaru albo skierowaniu do rewizji.
- Dane raz, w jednym miejscu - kody CN, wagi, kontrahenci i warunki dostawy pochodzą ze zlecenia transportowego, nie z osobnego pliku prowadzonego przez spedytora.
- Komplet dokumentów jednym ruchem - zestaw trafia do agencji z karty zlecenia, bez zbierania załączników ze skrzynek pocztowych.
- Status widoczny dla dyspozytora - informacja o zwolnieniu do odprawy albo rewizji pojawia się przy zleceniu, a kierowca dostaje dokumenty na aplikację linkway.TRACKER.
- Historia i archiwum - dokumenty celne zostają przy zleceniu razem z listem przewozowym, więc kontrola albo reklamacja nie oznacza szukania po dyskach.
Pojęcia powiązane
Obsługa celna spotyka się w codziennej pracy z dokumentacją przewozową i warunkami dostawy. Warto zajrzeć do haseł dokument CMR, konwencja CMR, Incoterms oraz karnet ATA, bo to one rozstrzygają, kto odpowiada za odprawę i jej koszt.